Å lære å håndtere posten din er en overraskende skremmende organisatorisk oppgave. Du kan ikke bare organisere post visuelt; du må lese og berøre hvert dokument for å arkivere eller forkaste. Når det er sagt, er den beste måten å starte på å hoppe inn og gjøre det nå.
Her er noen nyttige tips om hvordan du organiserer e-post.
- 01 av 05
Dump søppel
Reduser mengden post du mottar ved å stoppe tilstrømningen av søppelpost.
Avmeld deg fra alle kataloger - ja, alle sammen. Du kan enkelt finne innholdet deres på nettet. De fleste har fin skrift med instruksjoner for å avslutte abonnementet, eller du kan gjøre det online. Å kutte ned mengden søppelpost du mottar, reduserer tiden du bruker på å administrere posten din. Det er også bra for miljøet.
Etter at du abonnerer på alt, vil postkassen din være lykkelig fri for søppelpost en stund, men den vil sakte begynne å akkumulere igjen. Fortsett å fjerne deg selv fra adresselister fortløpende eller sett av tid hver sjette måned eller så for å fjerne navnet ditt fra alle lister du er lagt til.
- 02 av 05
Planlegg organisasjonstid
De fleste sorterer gjennom posten mens de går inn døra etter jobb og stopper ofte i midten for å legge av seg frakken eller rette oppmerksomheten mot det som er til middag. Motstå trangen til å administrere e-post til du har tid og oppmerksomhet til å gi til denne oppgaven.
Hvis du for eksempel sorterer på vei inn døra, er sjansen stor for at du ikke er forberedt på å administrere posten din på det tidspunktet. Du trenger de riktige verktøyene og oppmerksomheten for å bestemme hvordan du skal bruke eller kaste hvert stykke.
Ta heller aldri på et stykke papir mer enn en gang hvis du ikke trenger å gjøre det. Det er dette som gjør papirhåndteringen så utmattende: Du må lese den hver gang du henter den. Vent til du er klar til å administrere og forkaste.
- 03 av 05
Bruk riktig verktøy
Ha de riktige verktøyene - en makuleringsmaskin, papirkurv og et arkivsystem og kalender for hånden for å kaste, resirkulere eller svare på e-posten din.
Ikke ha makuleringsmaskinen din og papirkurven i separate rom. De skal være ved siden av deg mens du jobber, slik at du kan ta grep med en gang. På denne måten vil du ikke ha papirbunker som venter på å bli resirkulert og makulert over hele huset.
- 04 av 05
Etablere et system
Det er tre sluttspill for hver post.
Gjør noe med post som trenger oppmerksomhet nå eller etter hvert. Del den opp i flere kategorier, for eksempel arkiv, svar eller umiddelbar handling.
Resirkulere søppelpost som ikke har noen verdi for deg og ingen identifiserende informasjon om den utover navnet ditt.
Makulere enhver post som har identifikasjonsinformasjon på den utover navnet og adressen din. Dette vil inkludere personnummer, fødselsdatoer, kredittkorttilbud og mer.
Fortsett til 5 av 5 nedenfor. - 05 av 05
Hold deg til systemet
Nå som du har et system nede, må du holde det oppe. Hvis du ikke har tid hver dag til å bruke sortering av e-post, legg den i en innboks på skrivebordet, nær inngangsporten eller i et hjørne på kjøkkenbenken. Planlegg å bruke tid en eller to ganger i uken for å sortere hvert stykke så du ikke går glipp av noe viktig.
