Hjelp utviklingen av nettstedet, del artikkelen med venner!
Oversikt
- Arbeidstid: 2-12 timer
- Ferdighetsnivå: Nybegynner
Å håndtere viktige dokumenter og papirrot kan være en kamp. Så det er viktig å sette opp et funksjonelt hjemmearkivsystem som du faktisk vil bruke. Arkiveringssystemet ditt må ta hensyn til alle de forskjellige typene papirarbeid du har, og du må holde deg på toppen av å bli kvitt papirene du ikke trenger for å effektivisere lagringen.
Dette prosjektet vil hjelpe deg med det første oppsettet av ditt arkivsystem. Trinnene er enkle å følge, selv om tiden du bruker på det, kan variere mye, avhengig av hvor mye papir du trenger å sortere gjennom og organisere. Men hvis du legger inn den første innsatsen, bør du ende opp med et arkivsystem som fungerer sømløst for deg.
De 6 vanligste typer rot i hjemmet ditt
Hva du trenger
Utstyr / Verktøy
- Resirkuleringsbeholder
- Shredder
- Etikettmaker eller skriveutstyr
Materialer
- Filmapper
- Arkivskap, arkivboks eller annen lagringsplass for filmapper
- Brannsikker boks eller safe (valgfritt)
- Bindemiddel (valgfritt)
- Innboksskuff (valgfritt)
Bruksanvisning
-
Samle alle papirene dine på ett sted
Det første trinnet i å sette opp et hjemmearkivsystem er å korrigere alt papirarbeidet ditt på samme plass, slik at du kan sortere gjennom det. I tillegg til å ta papirer fra åpenbare steder, for eksempel skrivebordsskuffer og arkivskap, kan du feie resten av hjemmet ditt for å sikre at du har gjort rede for alt.
Sjekk vanlige steder der papirene kan samle seg, for eksempel kjøkkenbenken eller inne i en arbeidspose. Ta det hele til ett sted der du har mye plass til å spre deg. Sortering av papir på gulvet eller et stort bord kan være effektivt.
-
Separer papirene dine i 5 kategorier
Nå er det på tide å sortere alt papirarbeidet ditt. Hvert dokument vil gå inn i en av disse fem kategoriene: handling, arkiv, husholdning, resirkulering og makulering. Her er hva du skal legge inn i hver av disse kategoriene:
- Handling: Dette er papirene du trenger for å iverksette tiltak og deretter kaste dem. Ikke forveksle disse med dokumenter som hører til husholdningskategorien. Husholdningsdokumenter arkiveres permanent; handlingsfiler brukes en gang og deretter kastes. Eksempler inkluderer invitasjoner, parkeringsbilletter, avtalepåminnelser, lekser og regninger.
- Arkiv: Denne kategorien inkluderer papirer du trenger å henge på, men ikke trenger å referere til mer enn en eller to ganger i året. Eksempler er selvangivelser, medisinske poster, akademiske poster, gjerninger, leieavtaler, garantier og kontrakter.
- Husstand: Dette er papirer du bruker for å holde huset (og livet) i gang. Eksempler inkluderer kuponger, oppskrifter, brukerhåndbøker, kvitteringer for årets skatt og dokumenter for kommende reiser.
- Resirkulere: Dette er papirer som ikke faller inn under noen av kategoriene ovenfor og som ikke inneholder personlig informasjon. Eksempler inkluderer søppelpost, aviser, magasiner, gamle lekser du ikke trenger og brukte konvolutter.
- Makulere: Denne kategorien inkluderer papirer som ikke faller inn i de tre første kategoriene, men som inneholder personlig identifiserende informasjon. Eksempler er kredittkorttilbud, gamle kontoutskrifter og regninger.
-
Kast dokumenter du ikke trenger
Nå som du har delt papirene dine i de fem kategoriene, kan du rydde litt plass ved å kaste papirene du ikke trenger. Ta ut resirkuleringsbunken først, da dette skal være enkelt og bare innebære at du slipper den i en gjenvinningskasse. Deretter makulerer du de følsomme dokumentene du blir kvitt. Når du er ferdig, bør du bare ha papirene du trenger å arkivere, sitte foran deg.
-
Organiser arkivfilen
Først takler du arkivbunken med papirer. Denne haugen kan inneholde svært viktige dokumenter, for eksempel pass eller trygdekort. Så det er ideelt å legge disse papirene i en brannsikker boks eller i en safe for å beskytte dem.
Del arkivbunken din i underkategorier for mer effektiv organisering, for eksempel akademiske, bil-, ansettelses-, økonomi-, helse-, forsikrings-, personlig identifikasjons- og eiendomsdokumenter. Bruk en merket filmappe for hver av underkategoriene dine. Sett deretter mappene i den sikre, brannsikre boksen eller et annet sted der du planlegger å oppbevare dem.
-
Ordne husholdningsfilen
Nå er det på tide med papirarbeidet ditt. Du kan oppbevare disse papirene i filmapper som er lagret i et arkivskap eller et annet tilgjengelig sted. Men mange foretrekker å oppbevare husholdningspapirene i et perle med forskjellige seksjoner og lommer. De viktigste fordelene med et bindemiddel er at det ikke tar mye plass, og at det kan lagres og flyttes dit du trenger det.
For eksempel kan du lage et permer med seksjoner for kuponger, kuponger og gavekort; belønninger og lojalitetskort; kvitteringer du fremdeles refererer til; og brukerhåndbøker du noen ganger trenger å sjekke. Del papirene i kategorier som passer best til din livsstil.
-
Sett opp handlingsfilen
Til slutt vil du ta opp handlingskategorien din for papirarbeid. Fordi disse papirene involverer ting som må adresseres, kan det være nyttig å lagre dem i det fri som en visuell påminnelse for deg selv, i stedet for gjemt i et arkivskap. Et innboksbord på skrivebordet kan være et godt alternativ for lagring av handlingspapirer, men du kan også bare legge papirene i en filmappe som du holder tilgjengelig.
Du kan dele handlingsdokumentene dine i kategorier, som regninger, brev som trenger svar osv. Det er imidlertid ofte enklest å kaste alle disse papirene i samme fil og planlegge å gå gjennom den filen minst en gang i uken. På det tidspunktet bør du ta passende tiltak for hvert element. Deretter bør du resirkulere eller makulere elementene du er ferdig med, og legge alt du trenger å holde i husholdnings- eller arkivfilene dine. Målet er å holde handlingsfilen din så liten som mulig.
