Hjelp utviklingen av nettstedet, del artikkelen med venner!
De fleste organisasjoner som har mer enn en håndfull mennesker trenger å ha en sterk kommunikasjonsstrategi for både intern og ekstern kommunikasjon. Enten det er varsler om endringer i politikken, daglige prosedyrer eller noe under solen, må de ansatte vite om viktige ting.
Dette inkluderer også utvikling av en plan for kontorflytting og utvikling av en sjekkliste for flytting.
Selv om du kanskje tror at det er så mange trinn for planlegging i et kontorflytting at du ikke har tid til å vurdere kommunikasjon, må du virkelig ta en dag eller to for å lage en solid strategi som vil holde både ansatte og dine kunder oppmerksomme. av de kommende endringene.
Ganske viktigere, du vil holde de ansatte direkte engasjert i flyttingen, siden de sannsynligvis vil bli mest berørt av flyttingen.
Viktige interne meldinger
Hovedbudskapene bør omfatte tidspunkt, pakking, kontorlukninger, nytt kontoroppsett og detaljer om det nye stedet.
- Tidslinje: Sørg for at du viser alle de viktigste trinnene i farten, slik at alle vet hva de kan forvente og når.
- Pakkeinstruksjoner: Gi personalet instruksjoner om hvordan de skal pakke kontorene eller avlukene for flytting. Dette bør omfatte hvor du får tak i pakkemateriell, hva de er ansvarlige for pakking og frister.
- Avansert varsel om eventuelle kontornedleggelser: Under flyttingen må du kanskje lukke kontoret for å muliggjøre sluttpakking og flytting av kontorutstyr og møbler. Sørg for at de ansatte er klar over disse datoene, og om og hvordan virksomheten vil fortsette under flyttingen, og hvordan dette vil påvirke arbeidsplanen og arbeidsmengden.
- Ny kontorplan: Personalet vil vite tidlig hvordan det nye rommet vil se ut og hvordan kontorene skal settes opp. Vil de fremdeles ha sin egen plass, eller vil de nå være i en bås eller åpen planløsning? Sørg for at du lager en måte å informere ansatte om hvordan arbeidsområdet deres kan endres.
- Det nye alternativet for plassering, parkering og pendling: Gi personalet all den informasjonen de trenger om det nye stedet, slik at de kan forberede transport til det nye rommet.
Måter å formidle mål til personalet
Måten du leverer meldingen på, avgjøres av hvilken type melding den er. For eksempel kan tidslinjen lett leveres via firmaets intranett; Kontorstenging kan best presenteres på et personalmøte for å sikre at spørsmål kan stilles og besvares.
- Intranett: For de selskapene eller organisasjonene som har et intranett, er dette vanligvis den beste plattformen for de fleste meldinger. Det muliggjør enkle oppdateringer av filer og informasjon som kan nå alle ansatte.
- Personlige møter: Uansett hva budskapet er, er personalmøter et godt sted å gjøre kunngjøringer og gi ansatte sjansen til å ha en fullstendig diskusjon. Du kan også bruke møtetid til å gjennomgå hvordan informasjonen blir kommunisert, slik at personalet vet at de vil bli informert.
- E-post: Mens e-post er enkelt, er det ikke alltid den beste måten å videreformidle informasjon på. Du ønsker ikke å sende ut så mange e-poster at folk ikke finner informasjonen når de trenger den. Hvis du bruker e-post, må du bare bruke den til å fortelle folk hvor de kan få informasjonen.
- Vanlige mapper: Hvis du ikke har et intranett, kan du opprette en felles mappe på en nettverksstasjon som alle har tilgang til.
- oppslagstavle: Du kan bruke et fysisk område til å legge ut informasjon. Folk kan sjekke det ofte, og det gir også et sted hvor folk kan samles og diskutere deres bekymringer.
